Algemeen

Branches en beroepsverenigingen die de kwaliteit binnen hun vakgebied willen verhogen zijn bij het Centrum voor Certificatie aan het juiste adres.

Een erkenningsregeling voor bedrijven/personen

Inleiding

Vaak wordt een erkenningsregeling opgezet om onderscheid te maken tussen de kwalitatief mindere en betere bedrijven of personen. Branche organisaties stellen vaak eisen aan (kandidaat)leden voordat ze lid kunnen worden. Soms moeten de leden werken aan de hand van een gedragscode, of moeten ze specifiek gediplomeerd personeel in dienst hebben dat de kennis op peil houdt door het volgen van cursussen. Het toepassen van eisen om ergens lid van te mogen zijn is in feite een voorloper van een erkenningsregeling.

Erkenningsregelingen

Een erkenningsregeling kan worden gezien als een soort keurmerk. Het bedrijf of de persoon verkrijgt de erkenning wanneer deze aan de gestelde eisen voldoet. Vaak is er dan sprake van opname in een register zodat de buitenwereld kan zien wie aan de eisen voldoet. De vraag is echter: wat zijn normale eisen, wie bepaalt de eisen en wie geeft de erkenning af? Een volledig uitontwikkelde erkenningsregeling wordt beheerd en uitgevoerd door een onafhankelijke organisatie en bevat toetsbare eisen die door onafhankelijke partijen zijn opgesteld. Er zijn ook erkenningsregelingen die minder ver gaan en toch goed functioneren. Hoe ver een erkenningsregeling hierin gaat bepaalt de eigenaar (een stichting) en/of de betrokkenen.

Hieronder zijn de verschillende niveaus beschreven waar een erkenningsregeling zich in kan bevinden. Tussenliggende fases zijn uiteraard ook mogelijk.

Niveau 3 (hoogste niveau)

1. Organisatie

De erkenningsregeling wordt beheerd en uitgevoerd door een onafhankelijke aparte rechtspersoon. De erkenningsregeling heeft een gedeponeerd eigen logo. De organisatie heeft een systeem om alle (historische) gegevens, rapporten, procedures, (financiële) administratie, registraties, etc. bij te houden. Tevens houdt de organisatie een register van erkende personen/bedrijven bij. De organisatie kent een bestuur, diverse commissies of Raden van Advies, een geschillencommissie en een toetsingscommissie en heeft een eigen bedrijfs/kwaliteitsbeleid. Het geheel is vastgelegd in reglementen en statuten. De organisatie past de Deming systematiek toe en maakt hierbij gebruik van input.

2. Eisen

De eisen worden door één of meerdere commissies en/of werkgroepen, bestaande uit belangengroepen, opgesteld. In deze commissies zitten afgevaardigden van de belangenorganisaties die regelmatig bijeen komen om de eisen te updaten.

3. Toetsing

Er worden toetsingen uitgevoerd om te bepalen of een bedrijf/persoon aan de eisen voldoet. De frequentie van toetsen is doorgaans 1 jaar. De toetsingen vinden plaats door onafhankelijke toetsers die een rapport opstellen van de toetsingsresultaten en een advies geven aan een ander orgaan dat de beslissing m.b.t. de erkenning neemt.

4. Communicatie, publicatie en PR en promotie

De organisatie publiceert regelmatig het register van erkende personen en andere zaken zoals eisen, procedures, nieuws etc. Tevens zorgt het voor promotie van de erkenningsregeling. Alle eisen en het register is openbaar.

5. De organisatie is zelf gecertificeerd of geaccrediteerd.

Niveau 2 (midden niveau)

In dit niveau zijn ten opzichte van niveau 3 de volgende zaken niet geregeld:

1. Het logo is niet gedeponeerd. Er is wel sprake van een onafhankelijke organisatie, echter het is geen aparte rechtspersoon. Niet alle in 1 vermelde registraties worden bijgehouden. De organisatiestructuur is teruggebracht tot een uitvoerend orgaan. De afspraken zijn vastgelegd in protocollen. De Deming systematiek wordt niet traceerbaar richting alle organen toegepast.

2. De commissie komt niet op regelmatige basis bijeen

3. en 4. Dit punt is niet van toepassing bij niveau 2

Niveau 1 (begin niveau)

In dit niveau zijn ten opzichte van niveau 2 de volgende zaken niet geregeld:

1. Er is alleen sprake van een register van erkende bedrijven/personen

2. De eisen worden door de branche organisatie opgesteld

3. Erkenning vindt plaats op basis van een inschrijving met een verklaring dat aan de eisen wordt voldaan.

4. Dit punt is niet van toepassing bij niveau 1.

Opzetten en verbeteren van een erkenningsregeling

Begeleiding

Wanneer u een erkenningsregeling wilt opzetten is het van belang dat u het volgende nagaat:

• Hoe discriminerend moet de erkenningsregeling zijn?

• Hoe professioneel moet de organisatie zijn?

• Wat heeft men ervoor over?

Het Centrum voor Certificatie is gespecialiseerd in het opzetten, beheren en uitvoeren van erkenningsregelingen. De organisatie bestaat uit een secretariaat, (externe) toetsers en een coördinator. Het Centrum voor Certificatie is bekend van de werkzaamheden die het uitvoert voor de SEMH (Stichting Erkenningsregeling leveranciers Medische Hulpmiddelen), SEPCW (Stichting Erkenningsregeling park-, city- en winkelgebiedmanagers) en QAEH (Stichting Quality Assurance Ehealth). Deze erkenningsregelingen worden volledig beheerd en uitgevoerd door het Centrum voor Certificatie. Onze toetsers werken conform de Gedragscode. Wij monitoren regelmatig de kwaliteit van de toetsers en brengen hier verbeteringen aan.

Om de bedrijven verder te helpen geeft het Centrum voor Certificatie cursussen op het gebied van kwaliteit. De cursussen worden gegeven door een toetser die tevens in de praktijk toetsingen uitvoert.

Klanttevredenheidsonderzoek toont aan dat men zeer positief is over de wijze waarop het Centrum voor Certificatie haar werkzaamheden uitvoert. Indien gewenst kunnen wij zorgen voor referenties.

Wanneer u bezig bent met het opzetten of verbeteren van uw erkenningsregeling kunt u bij ons terecht. De mate van begeleiding of uitvoering van opzetten van de erkenningsregeling wordt in samenspraak met u bepaald. Ook kan het Centrum voor Certificatie delen van de erkenning uitvoeren of beheren. In elke fase kan het Centrum voor Certificatie meedenken en/of deze uitvoeren.

Het Centrum voor Certificatie werkt op de volgende wijze.

• Eerst zal een vrijblijvend kennismakingsgesprek plaatsvinden. Hieruit komt naar voren wat uw ideeën zijn over de wijze, het niveau van de erkenningsregeling en de betrokkenheid van het Centrum voor Certificatie (in het voortraject).

• Op basis van dit gesprek maakt het Centrum voor Certificatie een plan van aanpak.